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Copia dell’atto notarile

Che fine fanno gli originali di un atto?

Mer 28 Apr 2021 | di Carlo Cervasi | Il notaio risponde

Per parlare delle copie degli atti notarili occorre muovere dalla sorte degli originali: l’originale dell’atto, nella stragrande maggioranza dei casi (fanno eccezione alcune procure e qualche altro atto minore), rimane nello studio del notaio, che è tenuto a conservarlo e può rilasciarne copie finché non cambia distretto o va in pensione. Una volta che il notaio è andato in pensione o ha cambiato distretto, l’atto originale verrà conservato nell’archivio notarile distrettuale, che potrà rilasciarne copia. In ogni caso, gli originali di un atto notarile rimangono conservati, cosicché anche molto tempo dopo la stipula sarà possibile chiederne una copia conforme.
La copia conforme potrà essere richiesta da chiunque, anche da chi non sia stato parte dell’atto: lo consente la legge e nessuna privacy può essere opposta. Su internet è disponibile un sistema gratuito, gestito dal Ministero della giustizia, che consente di sapere presso quale archivio notarile è conservato l’atto di un determinato notaio. Il servizio si chiama Archinota ed è disponibile al link: www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_1.wp
Alle parti e a chiunque altro ne faccia richiesta, dunque, vengono consegnate le copie dell’atto, non l’originale.
Le copie che vengono consegnate alle parti sono una riproduzione dell’atto originale con l’attestazione del notaio della conformità all’originale. Le copie potranno essere formate con una fotocopia degli originali o mediante una stampa; dunque non sempre nella copia dell’atto si troverà la fotocopia delle firme apposte in originale. Ciò che conta è che alla fine vi sia l’attestazione di conformità, seguita dalla firma del notaio. Ma vi è di più: ormai da alcuni anni va prendendo sempre più piede la copia informatica dell’atto, ossia un file (normalmente .pdf), firmato digitalmente dal notaio, che contiene la copia dell’atto. Questa modalità di produzione della copia dell’atto, pienamente conforme a legge e valida e dunque non rifiutabile da nessuno, presenta molti vantaggi per le parti. Anzitutto non sarà necessario recarsi presso lo studio notarile per ritirare la copia (ed in periodo di Covid-19, si riducono i contatti), così come sarà possibile trasmetterla a terzi con un semplice inoltro dell’email. In secondo luogo la sua conservazione sarà più facile e sicura. Infine, mentre se ho una copia cartacea dell’atto, per darla ad un terzo soggetto (ad es. il notaio che deve curare la vendita dell’immobile) devo privarmene io (infatti l’eventuale fotocopia della copia conforme non ha alcun valore legale), nel caso di copia digitale basterà semplicemente inoltrare il file al notaio e sia io che lui avremo la copia conforme.                                                              

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